En Colombia conviven dos formatos de registro civil de nacimiento: el antiguo manuscrito (vigente entre 1936 y 1970, regulado por la Ley 45 de 1936) y el moderno mecanografiado o computarizado (a partir del Decreto-Ley 1260 de 1970, vigente hasta hoy). Ambos tienen el mismo valor legal, pero cada uno sirve para trámites distintos y se exige en circunstancias diferentes.

Esta guía le explica las diferencias clave entre los dos formatos y cuál debe presentar según el trámite que quiere hacer.

Comparación rápida lado a lado

Aspecto	Registro antiguo (1936–1970)	Registro moderno (1970 en adelante)
Norma que lo regula	Ley 45 de 1936	Decreto-Ley 1260 de 1970
Formato	Manuscrito en cursiva sobre plantilla impresa	Mecanografiado / computarizado en plantilla estándar
Soporte	Libro físico (Tomo + Folio)	Libro físico + sistema digital de la Registraduría
Identificador único	Tomo y folio	Serial NUIP de 8 dígitos + tomo y folio
Filiación	Distingue “hijo legítimo” vs “natural” (eliminada por la Constitución de 1991)	Sin distinción; iguales derechos para todos los hijos
Datos de los abuelos	Sí, paternos y maternos con nombres	No (solo padres)
Cédulas de los padres	A veces, con frecuencia ausentes	Obligatorias (campos 25 y 31)
Testigos	Dos testigos siempre obligatorios	Solo si no se presenta certificado médico de nacimiento
Sello y validación	Sello circular en tinta + firma manuscrita	Sello + firma + código QR del sistema notariasegura.com.co
Tiempo para solicitar copia	3 a 10 días hábiles (búsqueda en libro físico)	Inmediato (mismo día) si está digitalizado
Validez legal	Permanente	Permanente

¿Cuál necesito según el trámite?

Para sucesiones e historia familiar: el antiguo es clave

Si va a iniciar una sucesión donde el causante (la persona fallecida) nació antes de 1970, necesitará su registro civil antiguo manuscrito. Lo mismo si los herederos nacieron antes de 1970. Recuerde que para acreditar parentesco a un fallecido, los herederos deben demostrar la cadena de filiación con cada registro civil intermedio.

Caso típico: abuelo nacido en 1940, padre nacido en 1965, usted nacido en 1990. Para una sucesión del abuelo se necesitan los tres registros: el antiguo del abuelo, el antiguo del padre y el moderno suyo.

Para doble nacionalidad: posiblemente ambos

Países como España, Italia y Líbano otorgan ciudadanía por descendencia. Le exigirán los registros civiles de cada generación intermedia. Si su abuelo era español y nació en Colombia en 1945, necesitará el registro civil antiguo de él.

Para matrimonio civil, escrituras, pasaporte: el moderno (copia reciente)

Estos trámites exigen copia reciente (no mayor a 30 a 90 días) del registro civil. Si nació antes de 1970 y solo tiene el manuscrito antiguo, debe pedir una copia auténtica vigente del acta original en la notaría que la custodia. La notaría imprime una copia con formato moderno y validación actualizada.

Para afiliación a salud, pensión y educación: el moderno

Las EPS, fondos de pensiones, colegios y universidades aceptan registro civil reciente para la afiliación de menores y para acreditar identidad ante el sistema. Si el menor nació después de 1970 y se inscribió en una notaría, basta con la copia moderna.

¿Puedo “convertir” un registro antiguo en moderno?

No exactamente. El acta original manuscrita queda en el libro físico de la notaría para siempre. Lo que sí se hace es:

1. Solicitar una copia auténtica vigente, en la cual el funcionario transcribe el contenido del acta antigua a un formato actualizado, agrega los sellos y la fecha de expedición de hoy.
2. Digitalizar el acta original dentro del sistema interno de la notaría, lo que acelera futuras solicitudes de copias.
3. Apostillar la copia auténtica si va a usarla en el exterior — la apostilla se aplica sobre la copia moderna, no sobre el original antiguo.

Errores comunes en cada formato y cómo corregirlos

En el antiguo

• Apellidos mal escritos por la cursiva: “Frelles” en vez de “Frelle”, “Vásquez” en vez de “Vázquez”. Se corrige con nota marginal previa solicitud y prueba documental.
• Falta de cédulas: los padres no siempre tenían cédula al inscribir al hijo. Hoy esto puede dificultar trámites. La solución es complementar con otros documentos de identidad.
• Distinción “natural / legítimo”: hoy esa anotación no afecta derechos. No requiere corrección.

En el moderno

• Errores de digitación: tildes, espacios, dígitos. Corrección por nota marginal en la misma notaría.
• Notas marginales atrasadas: matrimonio o defunción no anotados. Se solicita la inclusión presentando el documento que la origina (acta de matrimonio, certificado de defunción).
• Filiación pendiente de reconocimiento: proceso de reconocimiento de paternidad ante notaría o juzgado.

¿En qué notaría busco mi registro?

Tanto los registros antiguos como los modernos están repartidos en las 81 notarías de Bogotá. Cada notaría conserva los libros físicos de las inscripciones que ella misma realizó. Por ejemplo:

• Si nació en Bogotá en 1962 y la familia vivía en Chapinero, probablemente el registro está en la Notaría 6 o en una de las del centro de Bogotá según la circunscripción de la época.
• Si nació después de 1990, el registro suele estar en la notaría más cercana al hospital o a la residencia de los padres.

Tenemos el directorio completo de las 81 notarías con dirección, teléfono y correo. Si no sabe en cuál buscar, podemos ayudarle a rastrearlo.

Preguntas frecuentes

¿El registro civil antiguo tiene el mismo valor que el moderno?

Sí, ambos tienen valor legal pleno. La diferencia es de formato, no de validez. Para trámites actuales se exige una copia reciente, sea del formato que sea.

¿Puedo presentar el original antiguo en una entidad pública?

No es recomendable: el documento original es único e irremplazable. Lo correcto es solicitar una copia auténtica reciente y reservar el original como respaldo familiar.

¿Cuánto tarda obtener una copia de un registro antiguo?

Entre 3 y 10 días hábiles, ya que requiere búsqueda manual en el libro físico. En cambio, los registros modernos digitalizados se obtienen el mismo día.

¿Qué hago si mi registro antiguo dice “hijo natural”?

No requiere corrección: la Constitución de 1991 igualó los derechos entre todos los hijos. La anotación es histórica y no afecta sucesiones modernas.

¿Sirve un registro antiguo para sacar el pasaporte de un nieto?

Para el pasaporte se exige el registro civil del titular (el nieto), no del abuelo. Pero si está tramitando doble nacionalidad por descendencia, sí necesitará la cadena: registro del abuelo + del padre + suyo.

¿Le ayudamos a tramitar su registro civil?

Tenemos experiencia gestionando registros civiles tanto del formato antiguo como del moderno en las 81 notarías de Bogotá. Si está iniciando una sucesión, doble nacionalidad o cualquier trámite que requiera registros familiares, le ahorramos semanas de gestión.

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Recibió un registro civil para un trámite —compraventa, sucesión, matrimonio, doble nacionalidad— y quiere asegurarse de que es auténtico y vigente. O al revés: usted solicitó una copia y necesita que la entidad de destino acepte el documento. En cualquiera de los dos casos, debe saber cómo verificar la autenticidad de un registro civil expedido por notaría en Colombia.

En esta guía le mostramos los 7 puntos de validación que cualquier registro civil notarial debe pasar, y cómo usar el sistema oficial notariasegura.com.co para verificar el documento en línea en menos de un minuto.

Los 7 puntos que debe validar en un registro civil

1. Sello circular de la notaría

En la parte inferior del documento debe aparecer un sello circular en tinta húmeda o impreso con el texto:

“NOTARÍA [número] DEL CÍRCULO DE BOGOTÁ D.C.” y “REPÚBLICA DE COLOMBIA”

Si el sello es difuso, descentrado, o le falta alguno de esos textos, sospeche. Una notaría auténtica usa sellos estándar regulados por la Superintendencia de Notariado y Registro.

2. Frase de “fiel copia”

Toda copia auténtica trae la frase:

“ES FIEL COPIA TOMADA DE SU ORIGINAL QUE REPOSA EN LOS ARCHIVOS DE ESTA NOTARÍA”

Esta declaración es la que le da valor legal a la copia. Sin ella, el documento es solo una fotocopia.

3. Serial, libro y folio

Cada registro civil tiene tres datos que lo identifican unívocamente:

• Serial NUIP (Número Único de Identificación Personal): 8 dígitos para los registros modernos. Aparece en la esquina superior izquierda del formato vigente.
• Libro: número del tomo físico donde reposa el original.
• Folio: página dentro del libro.

Verifique que estos tres datos estén legibles y que correspondan entre sí. Si están en blanco o tachados, exija una copia nueva.

4. Fecha de expedición de la copia

Toda copia indica la fecha en que fue expedida con la frase:

“DADA EN BOGOTÁ HOY: [fecha]”

Esta fecha es clave: aunque el registro es permanente, muchas entidades exigen copias no mayores a 30, 60 o 90 días. Si la copia tiene un año, probablemente debe pedir una nueva.

5. Firma del notario o secretario delegado

Debe aparecer firma autógrafa (manuscrita) o impresa con escaneo de firma del notario o de un secretario delegado para copias de registro civil. El nombre del firmante aparece en mayúsculas debajo de la firma, junto con su cargo.

6. Marca de agua o impresión de seguridad

Las copias modernas se imprimen en papel de seguridad notarial con marca de agua, fibrillas o microimpresión. Si el documento es una fotocopia simple en papel común sin ninguna marca de seguridad, no es válido para trámites oficiales.

7. Código QR de validación: notariasegura.com.co

Este es el punto más importante en 2026. Las copias auténticas digitales emitidas por notarías de Bogotá traen un código QR y el texto:

“Consulte este documento en https://notariid.notariasegura.com.co”
“Número Único de Transacción: [código alfanumérico]”

Al escanear el QR o ingresar el número de transacción en la página, el sistema le muestra el documento original tal como lo expidió la notaría. Si no coincide, el documento que tiene en la mano es falso o adulterado.

Cómo verificar paso a paso en notariasegura.com.co

1. Tome el documento físico o el PDF del registro civil.
2. Busque el código QR en la parte superior o inferior, normalmente en color amarillo o gris claro.
3. Escanee el QR con la cámara del celular, o copie el “Número Único de Transacción” e ingréselo en https://notariid.notariasegura.com.co.
4. El sistema le mostrará una vista oficial del documento. Compare campo por campo con su copia: nombres, fechas, sellos, firmas.
5. Si coincide, el documento es auténtico. Si difiere o el código no es reconocido, pida una copia nueva en la notaría que aparece en el sello.

Señales de alerta de un registro civil falso

• Sellos difuminados, descentrados o con tipografías raras. Las notarías usan sellos estándar; cualquier desviación es sospechosa.
• Firmas idénticas en documentos distintos. Las firmas autógrafas varían ligeramente; las copias y pegados son idénticas pixel a pixel.
• Datos contradictorios. Por ejemplo, fecha de inscripción anterior a la fecha de nacimiento, o lugar de nacimiento que no corresponde al departamento de la notaría.
• Errores ortográficos en plantillas. Las plantillas oficiales no tienen erratas. Si ve “República de Colmbia” o “Notaría Cuata”, desconfíe.
• Ausencia de QR o serial. Las copias auténticas modernas siempre traen al menos uno de estos identificadores.
• QR que lleva a un sitio que no es notariasegura.com.co. El sistema oficial es ese; cualquier otra dirección es sospechosa.

Qué hacer si detecta una copia falsa

Si confirmó que el registro civil que recibió es falso o adulterado:

1. No lo presente en ningún trámite. Usar un documento adulterado es delito (falsedad en documento público, art. 287 Código Penal).
2. Reporte el caso a la Notaría que aparece en el sello (sea o no el verdadero emisor) y a la Superintendencia de Notariado y Registro.
3. Si fue víctima de un tercero (por ejemplo, un tramitador informal que le entregó el documento), denuncie ante la Fiscalía General de la Nación.
4. Solicite una copia auténtica directamente en la notaría, presencial o a través de un gestor verificado.

Caso práctico: cómo validar un registro civil para una sucesión

Imagine que va a iniciar la sucesión de un familiar y le entregan tres registros civiles (suyo, de su padre, del abuelo). Antes de presentarlos al notario que llevará la sucesión, valídelos así:

1. Verifique que cada copia sea reciente (no mayor a 90 días).
2. Confirme que cada copia tiene sello, firma y frase de “fiel copia”.
3. Para los registros modernos (suyo y posiblemente del padre), escanee el QR y compare con el sistema notariasegura.com.co.
4. Para el registro antiguo del abuelo (manuscrito), verifique tomo y folio y la fecha de expedición de la copia.
5. Si alguno tiene irregularidades, solicite una copia nueva antes de iniciar la sucesión. Un solo documento sospechoso puede paralizar todo el proceso.

Preguntas frecuentes

¿Las copias en PDF emitidas por la notaría son válidas?

Sí, siempre que tengan firma electrónica notarial o código QR de validación en notariasegura.com.co. El PDF debe poder verificarse en línea para tener el mismo valor que la copia física.

¿Qué pasa si la notaría que expidió mi registro ya no existe?

Las notarías no desaparecen, pero a veces cambian de notario titular o se reorganizan circunscripciones. El libro físico siempre permanece en la oficina o se transfiere a la notaría sucesora. Para casos antiguos puede ayudar la Superintendencia de Notariado y Registro o la Registraduría Nacional.

¿Puedo verificar un registro civil sin código QR?

Sí. Para registros sin QR (especialmente los antiguos manuscritos), puede llamar directamente a la notaría que figura en el sello, dar el tomo y folio, y pedir confirmación verbal. Para mayor seguridad, solicite una copia auténtica nueva.

¿Una copia con tachones o correcciones manuscritas es válida?

No. Cualquier corrección debe hacerse mediante nota marginal oficial en la misma notaría, nunca con tinta encima de la copia. Si su copia tiene tachones, pídala de nuevo.

¿La apostilla valida el contenido del registro?

No. La apostilla solo certifica que la firma del notario es auténtica, no que los datos del documento sean correctos. Si necesita validar el contenido, debe verificar con el sistema notariasegura.com.co o contactar la notaría emisora.

¿Necesita ayuda para validar o solicitar una copia?

En Gestión Legal Colombia gestionamos copias auténticas de registros civiles en cualquiera de las 81 notarías de Bogotá, las verificamos a través del sistema notariasegura.com.co y le entregamos el documento listo para presentar en su trámite, en formato físico o digital con QR.

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Si abrió un cofre familiar y encontró un papel viejo con caligrafía cursiva, sellos circulares borrosos y la frase “En la República de Colombia… Departamento de Cundinamarca…”, probablemente tiene en sus manos un registro civil antiguo manuscrito, expedido bajo la Ley 45 de 1936. Estos documentos siguen teniendo validez legal en Colombia y son piezas fundamentales para procesos de sucesión, herencia, doble nacionalidad e investigación genealógica.

El problema es que casi nadie sabe leerlos. La cursiva es difícil, los formatos varían entre décadas y notarías, y mucha información clave (como el folio o el tomo) está oculta entre sellos. En esta guía le enseñamos a interpretar un registro civil manuscrito antiguo paso a paso.

Contexto histórico: ¿qué es la Ley 45 de 1936?

La Ley 45 de 1936 reformó el régimen de filiación natural en Colombia y estableció la obligación de inscribir a los hijos en libros parroquiales y notariales. Antes de esa norma, la filiación se acreditaba con partidas de bautismo de la Iglesia Católica. Después, las notarías comenzaron a llevar libros físicos donde el funcionario escribía a mano cada nacimiento.

Este sistema manuscrito estuvo vigente hasta que el Decreto-Ley 1260 de 1970 creó el formato moderno mecanografiado y luego computarizado que conocemos hoy. Esto significa que cualquier registro inscrito entre 1936 y 1970 está en el formato antiguo manuscrito.

Estructura típica de un registro civil antiguo

El acta antigua sigue una plantilla que se rellena con tinta. La estructura es siempre la misma, aunque la caligrafía varíe. Estos son los campos en el orden en que aparecen:

1. Encabezado izquierdo: “Nombre y apellido del registrado” — es lo primero que escribe el notario en grande, en la parte superior.
2. Folio: número de página del libro, generalmente impreso o sellado en la esquina superior derecha (ej. “307”).
3. “En la República de ___ Departamento de ___”: identifica país y departamento.
4. Municipio y corregimiento: dónde se realiza la inscripción.
5. Fecha de inscripción: “a (día) del mes de (mes) de mil novecientos (año)”.
6. Compareciente o declarante: “se presentó el señor ___” — quien viene a registrar al recién nacido (normalmente el padre o un familiar).
7. Datos del declarante: mayor de edad, nacionalidad, naturaleza, domicilio.
8. Día, mes y hora de nacimiento del registrado.
9. Lugar de nacimiento: casa, hospital, barrio o vereda y municipio.
10. Sexo y nombre del recién nacido.
11. “Hijo legítimo / natural” de los señores: aquí aparecen los nombres del padre y de la madre.
12. Edad, nacionalidad, profesión y naturaleza de cada padre.
13. Abuelos paternos y maternos, con sus nombres.
14. Testigos: dos personas que firman el acta.
15. Firmas: del declarante, los testigos y el funcionario (notario).
16. Sello circular de la notaría.
17. Tomo y folio: anotación final que indica en qué libro físico reposa el original.

Cómo descifrar la cursiva

La caligrafía notarial de mediados del siglo XX usaba estilos parecidos a la “letra Palmer” o “letra inglesa”. Algunos consejos prácticos para descifrarla:

• Lea primero las palabras impresas de la plantilla — le dan el contexto de qué dato debe seguir. Si la palabra impresa dice “Departamento de”, lo que sigue es un departamento de Colombia (Cundinamarca, Antioquia, Boyacá…).
• Compare letras conocidas: el nombre del registrado aparece arriba en grande y abajo de nuevo en el cuerpo del acta. Identifique cómo el escribiente forma las letras de ese nombre y úselas como referencia.
• Cuidado con los números escritos en letra: “mil novecientos sesenta y dos” es 1962, pero puede confundirse con “mil novecientos setenta” si la “s” parece “se”.
• Escanee en alta resolución: los sellos y la tinta envejecida se leen mejor en escaneo de 600 dpi que a simple vista.

Datos críticos para sucesiones e historia familiar

1. Filiación: ¿hijo legítimo o natural?

En el formato antiguo aparece la frase “hijo legítimo / natural de los señores ___“. Esto era jurídicamente importante porque:

• Hijo legítimo = padres casados al momento del nacimiento.
• Hijo natural = padres no casados; antes de la Ley 45 de 1936 estos hijos tenían derechos sucesorales reducidos.

Esta distinción fue eliminada por la Constitución de 1991 (artículo 42), que establece igualdad entre hijos. Hoy todos los hijos —matrimoniales y extramatrimoniales— tienen los mismos derechos. Pero si está rastreando una herencia de antes de 1991, esta anotación puede ser determinante.

2. Tomo y folio: el ADN del documento

Al final del acta aparece “Tomo ___ Folio ___” o “Libro ___ Folio ___”. Este par de números es el código único que permite ubicar el original. Cuando solicite una copia auténtica, lleve esta información: el funcionario va directo al libro físico sin tener que rastrearlo.

3. Notas marginales y antecedentes

Los registros antiguos también tienen notas al margen agregadas a mano por funcionarios posteriores: matrimonios, defunciones, reconocimientos de paternidad, cambios de nombre. Si va a usar el documento para una sucesión, las notas marginales son críticas porque acreditan eventos como el fallecimiento del titular.

Validez legal hoy: ¿sirve un registro civil antiguo?

Sí. El registro civil no caduca, sin importar cuándo fue inscrito. Sin embargo, para usarlo en trámites modernos hay tres caminos:

1. Solicitar una copia auténtica reciente en la misma notaría donde reposa el original. La notaría imprime una copia oficial, le agrega los sellos vigentes y certifica con fecha actual. Esto es lo que aceptan entidades como bancos, Migración Colombia, Cancillería y juzgados.
2. Reconstruir el registro si el libro físico se perdió o está deteriorado. Se hace en la Registraduría Nacional con un proceso especial.
3. Apostillar la copia auténtica reciente si va a usar el documento en el exterior. La apostilla se tramita en Cancillería tras obtener la copia notarial.

Casos típicos donde un registro civil antiguo es indispensable

• Sucesión de los abuelos: los herederos deben acreditar parentesco con el causante mediante el registro civil del padre/madre que era hijo del fallecido.
• Doble nacionalidad por descendencia: España, Italia, Líbano y otros países exigen los registros civiles de los abuelos para conceder ciudadanía por sangre.
• Investigación genealógica: para reconstruir árboles familiares más allá del siglo XX.
• Reclamación de pensión de sobrevivientes: hijos no reconocidos formalmente pueden necesitar acreditar filiación con registros antiguos.

Cómo ubicar un registro civil antiguo en Bogotá

El primer paso es saber en qué notaría se inscribió. Si tiene una copia antigua a la mano, fíjese en el sello circular: dirá “Notaría ___ del Círculo de Bogotá D.C.” Si no tiene copia, debe rastrear por:

1. Lugar de nacimiento (municipio y barrio aproximado).
2. Fecha aproximada (día, mes, año).
3. Nombre completo y nombres de los padres.

Con esos datos, en notariasbogota.com.co podemos ayudarle a identificar la notaría más probable y gestionar la copia. Tenemos el directorio completo de las 81 notarías de Bogotá con sus circunscripciones históricas.

Preguntas frecuentes sobre el registro civil antiguo

¿Mi registro civil de 1965 manuscrito todavía es válido?

Sí. Los registros civiles no caducan. Sin embargo, para trámites actuales le pedirán una copia auténtica reciente expedida por la notaría que custodia el original.

¿Puedo digitalizar mi registro antiguo y usarlo escaneado?

Para uso personal, sí. Para trámites oficiales, no: las entidades requieren copia auténtica con sello físico de la notaría, o documento electrónico con código QR de validación notarial (sistema notariasegura.com.co).

¿Qué hago si el libro original está deteriorado o se perdió?

Debe iniciar un proceso de reconstrucción de registro civil ante la Registraduría Nacional del Estado Civil. Se aporta toda evidencia disponible (fe de bautismo, declaraciones de testigos, documentos familiares) y la Registraduría reconstruye el acta.

¿Por qué mi registro antiguo dice “hijo natural”?

Antes de la Constitución de 1991 se distinguía entre hijos legítimos (de padres casados) y naturales (de padres no casados). Hoy esa distinción no existe legalmente: todos los hijos tienen los mismos derechos. La anotación es solo informativa.

¿Dónde están los registros civiles anteriores a 1936?

Antes de la Ley 45 de 1936, la filiación se acreditaba con partidas de bautismo en archivos parroquiales. Para registros pre-1936 debe acudir al archivo de la diócesis o parroquia donde fue bautizada la persona.

¿Necesita ubicar o legalizar un registro civil antiguo?

En Gestión Legal Colombia ayudamos a localizar registros antiguos en cualquiera de las 81 notarías de Bogotá, gestionamos copias auténticas, apostillas y tramitamos correcciones por nota marginal. Si va a iniciar una sucesión o un trámite de doble nacionalidad, podemos ahorrarle semanas de gestión.

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El registro civil de nacimiento es el documento más importante de su vida. Acredita su existencia legal, su nombre, su filiación, su nacionalidad y su edad ante el Estado colombiano. Pero pocas personas saben qué información contiene exactamente, qué significa cada campo y por qué algunos datos son críticos para trámites como sucesiones, escrituras, pasaportes o doble nacionalidad.

En esta guía 2026, basada en el formato vigente regulado por el Decreto-Ley 1260 de 1970, le explicamos los 50 campos que aparecen en un registro civil de nacimiento expedido por notaría en Colombia, qué significa cada uno y para qué se usa.

Estructura general del registro civil de nacimiento

Un registro civil moderno tiene tres secciones principales:

1. Sección de ubicación: identifica la oficina, el municipio, el código y la fecha del registro.
2. Sección de inscripción: los datos de la persona registrada (inscrito), de los padres y del denunciante.
3. Sección específica: datos del nacimiento, testigos, firmas y notas marginales.

Ejemplo de los campos de un registro civil moderno (mockup ilustrativo)

Los datos de este ejemplo son ficticios y se usan únicamente como referencia visual.

#	Campo	Ejemplo (ficticio)
1	Identificación No. – Parte básica	00.00.00
2	Identificación No. – Parte complementaria	—
3	Clase de oficina (Notaría / Consulado / Registraduría)	Notaría Sexta
4	Municipio y Departamento	Bogotá D.C.
5	Código DANE	11.001
6	Primer apellido del inscrito	MUESTRA
7	Segundo apellido del inscrito	EJEMPLO
8	Nombres del inscrito	JUAN MARTÍN
9	Sexo	Masculino / Femenino
11–13	Fecha de nacimiento (día / mes / año)	01 / ENERO / 2000
14–16	Lugar de nacimiento (país / departamento / municipio)	COLOMBIA / CUNDINAMARCA / BOGOTÁ
17	Clínica, hospital o dirección donde nació	CLÍNICA EJEMPLO
18	Hora de nacimiento	12:00 P.M.
19	Documento presentado para inscribir (certificado médico, antecedentes)	Certificado médico
20	Nombre del profesional que certificó el nacimiento	Dr. NOMBRE EJEMPLO
21	No. de licencia médica	00000
22–24	Datos de la madre: apellidos de soltera, nombres, edad	EJEMPLO RIVERA / MARÍA / 30 años
25–27	Madre: cédula, nacionalidad, profesión	CC 00.000.000 / Colombiana / Hogar
28–30	Datos del padre: apellidos, nombres, edad	MUESTRA TORRES / JOSÉ / 32 años
31–33	Padre: cédula, nacionalidad, profesión	CC 00.000.000 / Colombiano / Empleado
34–37	Denunciante (quien registra al recién nacido): cédula, dirección, firma, nombre	Padre o madre, generalmente
38–44	Testigos (cuando aplica): identificación, domicilio, nombre, firma	Aplica si no se aporta certificado médico
45	Firma y sello del funcionario	Notario o secretario delegado
46–48	Fecha de inscripción (día / mes / año)	15 / ENERO / 2000
51	Notas marginales	Matrimonio, defunción, cambio de nombre, etc.

Datos críticos: por qué importa cada campo

1. Serial y código de oficina

El serial (número impreso en la parte superior, normalmente de 8 dígitos) y el código DANE identifican de manera única su registro dentro del sistema nacional. Sin estos datos, ninguna entidad puede ubicar su acta original.

2. Apellidos y nombres del inscrito

Los apellidos se escriben en el orden primer apellido (paterno) – segundo apellido (materno) – nombres. Si en algún documento posterior aparecen invertidos o con tildes distintas, se requiere una nota marginal de corrección en la misma notaría que expidió el registro.

3. Filiación: madre y padre

Esta es la información más sensible para trámites de sucesión, herencia y doble nacionalidad. Si falta la filiación paterna (registro “natural” sin reconocimiento), se requiere proceso de reconocimiento posterior — y mientras tanto, el menor no figura como heredero del padre biológico.

4. Cédulas de los padres

Las cédulas anotadas en su registro permiten cruzar información para acreditar parentesco en procesos sucesorales y de afiliación a salud y pensión. Verifique que estén correctas; un solo dígito mal puede paralizar trámites.

5. Notas marginales

El campo 51 (Notas) es donde se anotan los cambios posteriores: matrimonios, divorcios, defunción, cambio de nombre, reconocimiento de paternidad, adopción. Cuando solicite una copia, exija que las notas marginales estén impresas; sin ellas la copia es incompleta.

Diferencia entre Registraduría y Notaría

El registro civil puede ser inscrito en cualquiera de tres entidades:

• Notaría: es la vía más común en ciudades. Las 81 notarías de Bogotá expiden registros civiles válidos en todo el país.
• Registraduría Nacional del Estado Civil: oficinas zonales de la Registraduría, especialmente para corregir o reconstruir registros antiguos.
• Consulado de Colombia: para hijos de colombianos nacidos en el exterior.

Independientemente de dónde se inscribió, todos los registros civiles tienen el mismo valor legal.

Validez y caducidad

El registro civil de nacimiento no caduca. La copia que usted solicita hoy en notaría es una copia auténtica del acta original que reposa en el libro físico de la oficina. Sin embargo, muchas entidades exigen que la copia sea reciente (no mayor a 30, 60 o 90 días) para trámites como matrimonio civil, pasaporte, sucesión, escrituración o estudios en el exterior. Esto no es porque el registro caduque, sino porque la entidad quiere asegurarse de que las notas marginales estén actualizadas.

Cómo solicitar una copia auténtica de su registro civil en Bogotá

Si el registro fue inscrito en una notaría de Bogotá, debe solicitar la copia en la misma notaría donde se inscribió originalmente. No puede pedirla en otra notaría distinta.

En notariasbogota.com.co tenemos el directorio completo con la dirección, teléfono, correo y horarios de las 81 notarías de Bogotá. Si no recuerda en qué notaría se inscribió, podemos ayudarle a ubicarla a partir de la fecha y municipio de nacimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una copia del registro civil en notaría?

El valor está regulado por la Resolución de tarifas notariales que la Superintendencia de Notariado y Registro expide cada año. Para 2026 el valor de una copia auténtica está alrededor de los $15.000 a $25.000 COP, dependiendo de si requiere autenticación adicional o apostilla.

¿Mi registro civil sirve si ya tengo cédula?

Sí. La cédula identifica, pero el registro civil es el documento base: acredita su filiación, su nacionalidad de origen y su nombre legal. Sigue siendo necesario para sucesiones, matrimonios, viajes con menores, doble nacionalidad y muchos otros trámites.

¿Qué hago si los apellidos en mi registro están mal escritos?

Debe solicitar una corrección por nota marginal en la misma notaría que expidió el registro. Si el error es imputable a la oficina (transcripción), el trámite es gratuito. Si es por solicitud del titular (por ejemplo cambiar tildes), tiene un costo notarial.

¿Puedo pedir el registro civil de un familiar fallecido?

Sí, siempre que acredite parentesco. Los herederos pueden solicitar copias para procesos de sucesión presentando su propio registro civil que demuestre el vínculo (ejemplo: hijo solicita registro de padre fallecido).

¿Cómo se ven los registros civiles antiguos?

Los registros expedidos antes de 1970 están en formato manuscrito (cursiva) bajo la Ley 45 de 1936. Tienen otra estructura, otros campos y a veces son difíciles de leer. Le explicamos cómo interpretarlos en nuestra guía sobre cómo leer un registro civil antiguo.

¿Necesita una copia de su registro civil hoy?

En Gestión Legal Colombia gestionamos copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción en cualquiera de las 81 notarías de Bogotá. Le ahorramos los desplazamientos, las filas y los rechazos por documentación incompleta.

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