En Colombia conviven dos formatos de registro civil de nacimiento: el antiguo manuscrito (vigente entre 1936 y 1970, regulado por la Ley 45 de 1936) y el moderno mecanografiado o computarizado (a partir del Decreto-Ley 1260 de 1970, vigente hasta hoy). Ambos tienen el mismo valor legal, pero cada uno sirve para trámites distintos y se exige en circunstancias diferentes.
Esta guía le explica las diferencias clave entre los dos formatos y cuál debe presentar según el trámite que quiere hacer.
Comparación rápida lado a lado
| Aspecto | Registro antiguo (1936–1970) | Registro moderno (1970 en adelante) |
|---|---|---|
| Norma que lo regula | Ley 45 de 1936 | Decreto-Ley 1260 de 1970 |
| Formato | Manuscrito en cursiva sobre plantilla impresa | Mecanografiado / computarizado en plantilla estándar |
| Soporte | Libro físico (Tomo + Folio) | Libro físico + sistema digital de la Registraduría |
| Identificador único | Tomo y folio | Serial NUIP de 8 dígitos + tomo y folio |
| Filiación | Distingue “hijo legítimo” vs “natural” (eliminada por la Constitución de 1991) | Sin distinción; iguales derechos para todos los hijos |
| Datos de los abuelos | Sí, paternos y maternos con nombres | No (solo padres) |
| Cédulas de los padres | A veces, con frecuencia ausentes | Obligatorias (campos 25 y 31) |
| Testigos | Dos testigos siempre obligatorios | Solo si no se presenta certificado médico de nacimiento |
| Sello y validación | Sello circular en tinta + firma manuscrita | Sello + firma + código QR del sistema notariasegura.com.co |
| Tiempo para solicitar copia | 3 a 10 días hábiles (búsqueda en libro físico) | Inmediato (mismo día) si está digitalizado |
| Validez legal | Permanente | Permanente |
¿Cuál necesito según el trámite?
Para sucesiones e historia familiar: el antiguo es clave
Si va a iniciar una sucesión donde el causante (la persona fallecida) nació antes de 1970, necesitará su registro civil antiguo manuscrito. Lo mismo si los herederos nacieron antes de 1970. Recuerde que para acreditar parentesco a un fallecido, los herederos deben demostrar la cadena de filiación con cada registro civil intermedio.
Caso típico: abuelo nacido en 1940, padre nacido en 1965, usted nacido en 1990. Para una sucesión del abuelo se necesitan los tres registros: el antiguo del abuelo, el antiguo del padre y el moderno suyo.
Para doble nacionalidad: posiblemente ambos
Países como España, Italia y Líbano otorgan ciudadanía por descendencia. Le exigirán los registros civiles de cada generación intermedia. Si su abuelo era español y nació en Colombia en 1945, necesitará el registro civil antiguo de él.
Para matrimonio civil, escrituras, pasaporte: el moderno (copia reciente)
Estos trámites exigen copia reciente (no mayor a 30 a 90 días) del registro civil. Si nació antes de 1970 y solo tiene el manuscrito antiguo, debe pedir una copia auténtica vigente del acta original en la notaría que la custodia. La notaría imprime una copia con formato moderno y validación actualizada.
Para afiliación a salud, pensión y educación: el moderno
Las EPS, fondos de pensiones, colegios y universidades aceptan registro civil reciente para la afiliación de menores y para acreditar identidad ante el sistema. Si el menor nació después de 1970 y se inscribió en una notaría, basta con la copia moderna.
¿Puedo “convertir” un registro antiguo en moderno?
No exactamente. El acta original manuscrita queda en el libro físico de la notaría para siempre. Lo que sí se hace es:
- Solicitar una copia auténtica vigente, en la cual el funcionario transcribe el contenido del acta antigua a un formato actualizado, agrega los sellos y la fecha de expedición de hoy.
- Digitalizar el acta original dentro del sistema interno de la notaría, lo que acelera futuras solicitudes de copias.
- Apostillar la copia auténtica si va a usarla en el exterior — la apostilla se aplica sobre la copia moderna, no sobre el original antiguo.
Errores comunes en cada formato y cómo corregirlos
En el antiguo
- Apellidos mal escritos por la cursiva: “Frelles” en vez de “Frelle”, “Vásquez” en vez de “Vázquez”. Se corrige con nota marginal previa solicitud y prueba documental.
- Falta de cédulas: los padres no siempre tenían cédula al inscribir al hijo. Hoy esto puede dificultar trámites. La solución es complementar con otros documentos de identidad.
- Distinción “natural / legítimo”: hoy esa anotación no afecta derechos. No requiere corrección.
En el moderno
- Errores de digitación: tildes, espacios, dígitos. Corrección por nota marginal en la misma notaría.
- Notas marginales atrasadas: matrimonio o defunción no anotados. Se solicita la inclusión presentando el documento que la origina (acta de matrimonio, certificado de defunción).
- Filiación pendiente de reconocimiento: proceso de reconocimiento de paternidad ante notaría o juzgado.
¿En qué notaría busco mi registro?
Tanto los registros antiguos como los modernos están repartidos en las 81 notarías de Bogotá. Cada notaría conserva los libros físicos de las inscripciones que ella misma realizó. Por ejemplo:
- Si nació en Bogotá en 1962 y la familia vivía en Chapinero, probablemente el registro está en la Notaría 6 o en una de las del centro de Bogotá según la circunscripción de la época.
- Si nació después de 1990, el registro suele estar en la notaría más cercana al hospital o a la residencia de los padres.
Tenemos el directorio completo de las 81 notarías con dirección, teléfono y correo. Si no sabe en cuál buscar, podemos ayudarle a rastrearlo.
Preguntas frecuentes
¿El registro civil antiguo tiene el mismo valor que el moderno?
Sí, ambos tienen valor legal pleno. La diferencia es de formato, no de validez. Para trámites actuales se exige una copia reciente, sea del formato que sea.
¿Puedo presentar el original antiguo en una entidad pública?
No es recomendable: el documento original es único e irremplazable. Lo correcto es solicitar una copia auténtica reciente y reservar el original como respaldo familiar.
¿Cuánto tarda obtener una copia de un registro antiguo?
Entre 3 y 10 días hábiles, ya que requiere búsqueda manual en el libro físico. En cambio, los registros modernos digitalizados se obtienen el mismo día.
¿Qué hago si mi registro antiguo dice “hijo natural”?
No requiere corrección: la Constitución de 1991 igualó los derechos entre todos los hijos. La anotación es histórica y no afecta sucesiones modernas.
¿Sirve un registro antiguo para sacar el pasaporte de un nieto?
Para el pasaporte se exige el registro civil del titular (el nieto), no del abuelo. Pero si está tramitando doble nacionalidad por descendencia, sí necesitará la cadena: registro del abuelo + del padre + suyo.
¿Le ayudamos a tramitar su registro civil?
Tenemos experiencia gestionando registros civiles tanto del formato antiguo como del moderno en las 81 notarías de Bogotá. Si está iniciando una sucesión, doble nacionalidad o cualquier trámite que requiera registros familiares, le ahorramos semanas de gestión.