El registro civil de nacimiento es el documento más importante de su vida. Acredita su existencia legal, su nombre, su filiación, su nacionalidad y su edad ante el Estado colombiano. Pero pocas personas saben qué información contiene exactamente, qué significa cada campo y por qué algunos datos son críticos para trámites como sucesiones, escrituras, pasaportes o doble nacionalidad.
En esta guía 2026, basada en el formato vigente regulado por el Decreto-Ley 1260 de 1970, le explicamos los 50 campos que aparecen en un registro civil de nacimiento expedido por notaría en Colombia, qué significa cada uno y para qué se usa.
Estructura general del registro civil de nacimiento
Un registro civil moderno tiene tres secciones principales:
- Sección de ubicación: identifica la oficina, el municipio, el código y la fecha del registro.
- Sección de inscripción: los datos de la persona registrada (inscrito), de los padres y del denunciante.
- Sección específica: datos del nacimiento, testigos, firmas y notas marginales.
Ejemplo de los campos de un registro civil moderno (mockup ilustrativo)
Los datos de este ejemplo son ficticios y se usan únicamente como referencia visual.
| # | Campo | Ejemplo (ficticio) |
|---|---|---|
| 1 | Identificación No. – Parte básica | 00.00.00 |
| 2 | Identificación No. – Parte complementaria | — |
| 3 | Clase de oficina (Notaría / Consulado / Registraduría) | Notaría Sexta |
| 4 | Municipio y Departamento | Bogotá D.C. |
| 5 | Código DANE | 11.001 |
| 6 | Primer apellido del inscrito | MUESTRA |
| 7 | Segundo apellido del inscrito | EJEMPLO |
| 8 | Nombres del inscrito | JUAN MARTÍN |
| 9 | Sexo | Masculino / Femenino |
| 11–13 | Fecha de nacimiento (día / mes / año) | 01 / ENERO / 2000 |
| 14–16 | Lugar de nacimiento (país / departamento / municipio) | COLOMBIA / CUNDINAMARCA / BOGOTÁ |
| 17 | Clínica, hospital o dirección donde nació | CLÍNICA EJEMPLO |
| 18 | Hora de nacimiento | 12:00 P.M. |
| 19 | Documento presentado para inscribir (certificado médico, antecedentes) | Certificado médico |
| 20 | Nombre del profesional que certificó el nacimiento | Dr. NOMBRE EJEMPLO |
| 21 | No. de licencia médica | 00000 |
| 22–24 | Datos de la madre: apellidos de soltera, nombres, edad | EJEMPLO RIVERA / MARÍA / 30 años |
| 25–27 | Madre: cédula, nacionalidad, profesión | CC 00.000.000 / Colombiana / Hogar |
| 28–30 | Datos del padre: apellidos, nombres, edad | MUESTRA TORRES / JOSÉ / 32 años |
| 31–33 | Padre: cédula, nacionalidad, profesión | CC 00.000.000 / Colombiano / Empleado |
| 34–37 | Denunciante (quien registra al recién nacido): cédula, dirección, firma, nombre | Padre o madre, generalmente |
| 38–44 | Testigos (cuando aplica): identificación, domicilio, nombre, firma | Aplica si no se aporta certificado médico |
| 45 | Firma y sello del funcionario | Notario o secretario delegado |
| 46–48 | Fecha de inscripción (día / mes / año) | 15 / ENERO / 2000 |
| 51 | Notas marginales | Matrimonio, defunción, cambio de nombre, etc. |
Datos críticos: por qué importa cada campo
1. Serial y código de oficina
El serial (número impreso en la parte superior, normalmente de 8 dígitos) y el código DANE identifican de manera única su registro dentro del sistema nacional. Sin estos datos, ninguna entidad puede ubicar su acta original.
2. Apellidos y nombres del inscrito
Los apellidos se escriben en el orden primer apellido (paterno) – segundo apellido (materno) – nombres. Si en algún documento posterior aparecen invertidos o con tildes distintas, se requiere una nota marginal de corrección en la misma notaría que expidió el registro.
3. Filiación: madre y padre
Esta es la información más sensible para trámites de sucesión, herencia y doble nacionalidad. Si falta la filiación paterna (registro “natural” sin reconocimiento), se requiere proceso de reconocimiento posterior — y mientras tanto, el menor no figura como heredero del padre biológico.
4. Cédulas de los padres
Las cédulas anotadas en su registro permiten cruzar información para acreditar parentesco en procesos sucesorales y de afiliación a salud y pensión. Verifique que estén correctas; un solo dígito mal puede paralizar trámites.
5. Notas marginales
El campo 51 (Notas) es donde se anotan los cambios posteriores: matrimonios, divorcios, defunción, cambio de nombre, reconocimiento de paternidad, adopción. Cuando solicite una copia, exija que las notas marginales estén impresas; sin ellas la copia es incompleta.
Diferencia entre Registraduría y Notaría
El registro civil puede ser inscrito en cualquiera de tres entidades:
- Notaría: es la vía más común en ciudades. Las 81 notarías de Bogotá expiden registros civiles válidos en todo el país.
- Registraduría Nacional del Estado Civil: oficinas zonales de la Registraduría, especialmente para corregir o reconstruir registros antiguos.
- Consulado de Colombia: para hijos de colombianos nacidos en el exterior.
Independientemente de dónde se inscribió, todos los registros civiles tienen el mismo valor legal.
Validez y caducidad
El registro civil de nacimiento no caduca. La copia que usted solicita hoy en notaría es una copia auténtica del acta original que reposa en el libro físico de la oficina. Sin embargo, muchas entidades exigen que la copia sea reciente (no mayor a 30, 60 o 90 días) para trámites como matrimonio civil, pasaporte, sucesión, escrituración o estudios en el exterior. Esto no es porque el registro caduque, sino porque la entidad quiere asegurarse de que las notas marginales estén actualizadas.
Cómo solicitar una copia auténtica de su registro civil en Bogotá
Si el registro fue inscrito en una notaría de Bogotá, debe solicitar la copia en la misma notaría donde se inscribió originalmente. No puede pedirla en otra notaría distinta.
En notariasbogota.com.co tenemos el directorio completo con la dirección, teléfono, correo y horarios de las 81 notarías de Bogotá. Si no recuerda en qué notaría se inscribió, podemos ayudarle a ubicarla a partir de la fecha y municipio de nacimiento.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una copia del registro civil en notaría?
El valor está regulado por la Resolución de tarifas notariales que la Superintendencia de Notariado y Registro expide cada año. Para 2026 el valor de una copia auténtica está alrededor de los $15.000 a $25.000 COP, dependiendo de si requiere autenticación adicional o apostilla.
¿Mi registro civil sirve si ya tengo cédula?
Sí. La cédula identifica, pero el registro civil es el documento base: acredita su filiación, su nacionalidad de origen y su nombre legal. Sigue siendo necesario para sucesiones, matrimonios, viajes con menores, doble nacionalidad y muchos otros trámites.
¿Qué hago si los apellidos en mi registro están mal escritos?
Debe solicitar una corrección por nota marginal en la misma notaría que expidió el registro. Si el error es imputable a la oficina (transcripción), el trámite es gratuito. Si es por solicitud del titular (por ejemplo cambiar tildes), tiene un costo notarial.
¿Puedo pedir el registro civil de un familiar fallecido?
Sí, siempre que acredite parentesco. Los herederos pueden solicitar copias para procesos de sucesión presentando su propio registro civil que demuestre el vínculo (ejemplo: hijo solicita registro de padre fallecido).
¿Cómo se ven los registros civiles antiguos?
Los registros expedidos antes de 1970 están en formato manuscrito (cursiva) bajo la Ley 45 de 1936. Tienen otra estructura, otros campos y a veces son difíciles de leer. Le explicamos cómo interpretarlos en nuestra guía sobre cómo leer un registro civil antiguo.
¿Necesita una copia de su registro civil hoy?
En Gestión Legal Colombia gestionamos copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción en cualquiera de las 81 notarías de Bogotá. Le ahorramos los desplazamientos, las filas y los rechazos por documentación incompleta.